Hoe maak ik templates?

Wil je één keer een contract maken en die meerdere keren door verschillende personen laten ondertekenen? In dat geval is het een gedoe om steeds hetzelfde document opnieuw voor te bereiden. Gelukkig kan dat makkelijker! Je kunt namelijk een contract (template) maken waarin de invoervelden (handtekening, tekst en datum) automatisch worden toegevoegd.

Binnen SignRequest kun je op twee manieren templates maken:

1. Templates in SignRequest

2. Templates in een brondocument (Word, Google Doc etc.)

 

1. Templates in SignRequest

 

 

 

De bovenstaande video geeft in het kort weer hoe je binnen SignRequest een template maakt. Hieronder doorlopen we de stappen:

1. Selecteer "Templates" in het menu

2. Selecteer "Maak template"

3. Upload je document

4. Voeg de invulvelden toe

- De lettergrootte van de ingevulde gegevens wordt bepaald door de hoogte van de velden.

- Indien je gegevens wilt toevoegen aan de template voordat je deze verzendt (zoals naam, adres, bedragen etc.) kun je extra velden voor jezelf maken. Door ook een volgorde van ondertekening toe te voegen zal de ontvanger pas het contract ontvangen nadat je deze gegevens hebt ingevuld.

5.  Optioneel kun je een volgorde van ondertekening toevoegen, een onderwerpregel, een bericht, bijlagen en de automatische herinneringen activeren (al deze instellingen zijn ook onderdeel van de template). 

6. Klik vervolgens op "Opslaan"

Je kunt nu deze template selecteren op de templates pagina of tijdens het uploaden van een document.

 

2. Templates in een brondocument (Word, Google Doc etc.)

 

Met tags kun je invulvelden toevoegen aan een contract die automatisch door SignRequest worden herkend.

Je kunt de tag openen met “ [[ “ en sluiten met “ ]] “. Om een tekstveld te maken voeg je “ t “ toe, voor een datumveld “ d “ en voor een handtekeningveld “ s “. Voeg daarna een “ | “ toe en een nummer voor elke ondertekenaar.

 

Belangrijk

  • Je kunt de grootte van de tekst-, datum- en handtekeningvelden veranderen door het gebruik van spaties en de font grootte.
  • De font kleur van de tags moet wit gemaakt worden zodat ze niet zichtbaar zijn in het contract. Het is handig om dit overigens als allerlaatste te doen nadat je zeker weet dat alle tags goed staan. (Indien je de witte tekst overigens selecteert met “ctrl all” zijn ze wel zichtbaar.)
  • Je moet voldoende afstand houden tussen de tags. Bij voorkeur een enter of een flinke lijnhoogte. We raden aan de template eerst te testen alvorens hem naar contacten te sturen.

 

Welke tag is voor welke ondertekenaar?

De nummers in de tags worden gebruikt om de verschillende ondertekenaars aan te duiden en indien nodig meerdere tags (invulvelden) als groep te koppelen aan een ondertekenaar.

De template tags worden toegekend op basis van de volgorde waarin de e-mailadressen tijdens het verzenden aan het ontvangers veld worden toegevoegd. Dit is dus niet hetzelfde als de volgorde van ondertekening. Dit betekent dat bijvoorbeeld "s|1" voor de eerste of laatste ondertekenaar is afhankelijk van wat er bij volgorde van ondertekening wordt bepaald (indien deze optie wordt gebruikt).

 

Meer of minder ondertekenaars dan tags?

Indien er meer (groepen van) tags zijn toegekend dan het aantal ondertekenaars dan vervallen automatisch de tags met de hoogste nummering. Indien je meer ondertekenaars toevoegt dan tags dan kan de ondertekenaar alsnog ondertekenen, maar heeft dan de mogelijkheid om overal in het document data in te vullen en wordt niet met een pijl naar de specifieke locatie geleid.

 

Voorbeeld 1: Jijzelf moet tekenen en je hebt 2 externe ondertekenaars

In dit geval zal jij de toegekend worden aan de t|0, d|0 en s|0 tags aangezien de verzender altijd het eerst toegevoegde e-mailadres heeft.

De t|1, d|1 en s|1 tags zullen worden toegekend aan het volgende toegevoegde e-mailadres en de t|2, d|2 en s|2 tags aan het als laatste toegevoegde e-mailadres.

 

Voorbeeld 2: Je hoeft zelf niet te ondertekenen en hebt 2 externe ondertekenaars

In dit geval zullen de t|0, d|0 en s|0 tags worden toegekend aan de als eerste toegevoegde externe ondertekenaar. De t|1, d|1 en s|1 tags zullen worden toegekend aan het volgende toegevoegde e-mailadres en de t|2, d|2 en s|2 tags zullen niet getoond worden. 


Tip: om gemakkelijk te testen met tags in documenten hoef je het document niet gelijk te verzenden, maar kun je nadat je het document ingeladen hebt en e-mailadressen hebt toegevoegd kiezen voor "Document voorbereiden". Vervolgens kun je gemakkelijk zien of de tags goed zijn ingesteld. 

 

Voorbeelden

Ondertekenaar 0: dit is de eerste persoon die moet ondertekenen (inclusief jijzelf).

SignRequest Template Tags Voorbeeld

 

Ondertekenaar 1: dit is de tweede persoon die moet ondertekenen (inclusief jijzelf).

SignRequest Template Tags Voorbeeld

 

Het resultaat in SignRequest:

SignRequest Template Tags Voorbeeld

 

Hoe je een veld optioneel of verplicht maakt

Standaard zijn de tekst en handtekeningvelden verplicht. De checkbox kan standaard overgeslagen worden.

Om de tekst of datumvelden optioneel te maken kun je “r:0” toevoegen aan de tags, zoals in dit voorbeeld:

Tekstveld: [[t|1|r:0]]
Datumveld: [[d|1|r:0]]

Om de checkbox velden verplicht te maken kun je “r:1” toevoegen:

Checkbox veld: [[c|1|r:1]]

 

Voeg een naam toe aan je velden

Je kunt ook een naam toevoegen aan de velden met behulp van “n:voorbeeldnaam”. Momenteel is deze naam alleen zichtbaar in de pop-up na het klikken op het veld. In de toekomst voegen we deze naam ook toe aan het veld, waarbij we "Text" vervangen.

Tekstveld: [[t|1|n:voorbeeldnaam]]
Tekstveld: [[t|1|r:0|n:voorbeeldnaam]]

 

Vul een datum automatisch in

Standaard wordt een datum automatisch ingevuld met de datum van ondertekening. Het datumveld kan echter ook gebruikt worden voor bijvoorbeeld een geboortedatum of datum van indiensttreding. In dat geval is het niet wenselijk als de datum automatisch wordt ingevuld.

Door gebruik te maken van "p:0" (p van prefill) kun je voorkomen dat het veld automatisch wordt ingevuld.

Datumveld: [[d|1|p:0]]

 

Voeg een ID toe

Je kunt ook een ID toevoegen aan de velden met behulp van “id:voorbeeldnaam”. Deze ID kan gebruikt worden voor een export van de ingevulde gegevens in excel of om de velden met behulp van de API in te vullen of te exporteren.

Tekstveld: [[t|1|id:voorbeeldnaam]]

 

Start zelf met testen

Je kunt deze optie snel testen met onze voorbeeld documenten:

1. Basis voorbeeld document (Engels)

2. Geavanceerd voorbeeld document (Engels)

Dit is een gedeeld Google Docs document met voorbeeldtags. Indien je al gebruik maakt van onze Google Docs Add-on kun je direct een SignRequest verzenden!

Indien je onze Google Docs Add-on voor elektronische (digitale) hantekeningen nog niet hebt, ga dan naar “Add-ons” in het Google Docs menu en installeer de Add-on binnen een minuut gratis. Ga daarna terug naar “Add-ons” en klik op “SignRequest”.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 9 van 16

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.