Hoe onderteken ik een document?

Indien je een verzoek ter ondertekening hebt ontvangen kunnen de volgende stappen in dit artikel je helpen bij het ondertekenen.

 

1. Klik op de groene knop in de ontvangen e-mail

Er zal een nieuwe pagina openen met daarin het document.

signrequest-ondertekenlink.png

 

2. Lees het document en bepaal je volgende stap

  • Klik 'Opties' om het document te annuleren, af te keuren, te downloaden, eventuele bijlagen te bekijken of toe te voegen en om indien nodig het document door te sturen naar een andere ondertekenaar. Bekijk voor meer informatie over deze opties stap 5.
  • Onderteken het document, volg hiervoor stap 3.

SignRequest-opties.png

 

3. Je kunt ondertekenen door de gevraagde gegevens in te vullen

 De verzender heeft tijdens het verzenden 2 opties:

  1. Enkel toestaan om gegevens in te vullen in vooraf aangemaakte velden. (SignRequest adviseert deze optie ten zeerste.)
  2. Toestaan om overal in het document gegevens toe te voegen.

 

3.1 Voeg gegevens toe in vooraf aangemaakt velden

 

 

Een pijltje zal je leiden naar waar je gegevens dient in te vullen (datum, tekst, checkbox en handtekening).

Door te klikken in het invulveld kun je de benodigde gegevens invullen.

SignRequest-invulveld.png

 

Normaal gesproken zijn er 4 manieren om een handtekening toe te voegen:

  • Een eerder gemaakte opgeslagen handtekening.
  • Teken een handtekening met je muis of vinger op een touchscreen telefoon of tablet. Met een telefoon of tablet maak je doorgaans de mooiste handtekening. Je hoeft hiervoor geen app te downloaden aangezien SignRequest prima werkt in een mobiele web browser.
  • Type je naam als handtekening.
  • Upload een plaatje van je handtekening. Dit werkt het beste met een transparant plaatje en biedt de mogelijkheid om een 'echte' handtekening te gebruiken. Dit is vooral handig als je al een dergelijk plaatje hebt of als je van plan bent om SignRequest vaak te gebruiken.

SignRequest-opnieuw.png

 

Indien je niet tevreden bent met de gemaakte handtekening kun je het nogmaals proberen door op 'Opnieuw' te drukken.

Overigens is het voor een geldige elektronische handtekening niet noodzakelijk dat deze precies lijkt op je normale handtekening op papier.

 

3.2 Geen invulvelden, voeg overal in het document gegevens toe (negeer dit punt als er wel invulvelden zijn aangemaakt)

 

 

Dit is de standaard optie als de verzender geen invulvelden heeft aangemaakt. SignRequest adviseert de invulvelden ten zeerste aangezien het ondertekenen hierdoor aanzienlijk makkelijker verloopt, met name voor nieuwe gebruikers. 

Zonder invulvelden:

  • Klik in het document.
  • Klik op het betreffende icoon om tekst, een datum, checkbox en handtekening toe te voegen.

SignRequest-icoon.png

  • Klik op het ingevulde veld om de grootte aan te passen indien nodig.

SignRequest-grootte.png

  • Klik op het ingevulde veld en houdt de muis ingedrukt om het veld te verplaatsen en laat de muis los op de juiste locatie.

Je kunt zoveel velden toevoegen als je wilt, maar minstens één handtekening is verplicht om op voltooien te kunnen klikken.

 

4. Voltooien & Bevestigen

Nadat alle benodigde velden zijn ingevuld kun je klikken op de groene 'Voltooien' knop.

 SignRequest-voltooien.png

 

De laatste stap is de bevestiging van de ondertekening. Na deze stap is het document ondertekend en kan deze niet meer gewijzigd worden.

SignRequest-bevestigen.png

 

 

5. Extra mogelijkheden (Optioneel)

Nadat je op "Opties" hebt geklikt opent het onderstaande scherm:

SignRequest-opties-detail.png

 

5.1 Annuleren

Klik op 'Annuleren' of sluit het scherm om het proces te stoppen. Je hebt de optie om het later alsnog te tekenen door gebruik te maken van dezelfde groene knop in je e-mail.

 

5.2 Afkeuren

Klik op 'Afkeuren' om het document af te keuren. Je hebt de mogelijkheid om een reden voor afkeuring door te geven, maar hebt niet langer de optie om de het bestaande ondertekenverzoek later alsnog te ondertekenen. Indien je alsnog het document wilt ondertekenen dan zal de verzender het document nogmaals moeten versturen.

 

5.3 Doorsturen naar andere ondertekenaar

Indien je een SignRequest hebt ontvangen, maar niet tekenbevoegd bent dan kun je de SignRequest doorsturen naar de juiste persoon. Zie voor meer informatie: Doorsturen van de SignRequest.

 

5.4 Voeg een bijlage toe

Indien gewenst door de verzender kun je tijdens het ondertekenen een bijlage toevoegen (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs) alvorens het ondertekenproces te voltooien.

 

5.5 Het document downloaden

Voordat je ondertekent kun je er ook voor kiezen om het document te downloaden naar je computer. Vervolgens kun je het printen of in een ander (Word / PDF) programma openen. Overigens is dit niet noodzakelijk en ontvang je na ondertekening tevens een kopie per e-mail.

 

6. Na ondertekenen ontvang je een kopie per e-mail

Je ontvangt automatisch een kopie van het ondertekende document en de ondertekenlog als bijlage per e-mail. Deze e-mail wordt enkel verzonden nadat alle ondertekenaars hebben ondertekend.

 

7. Rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen

Veel landen (waaronder Nederland) hebben wetgeving opgesteld waardoor een elektronische handtekening een rechtsgeldig alternatief is voor bijvoorbeeld het printen, ondertekenen en inscannen van het contract.

Door de bijgeleverde documentatie, het feit dat het contract gedurende het proces niet veranderd kan worden én alle contracten eenvoudig terug te vinden zijn is het gebruik van SignRequest vaak een veiligere vorm van ondertekenen dan het huidige proces binnen veel organisaties.

Bekijk voor meer informatie: Rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen.

 

8. Begin zelf met het gebruik van SignRequest

Indien je zelf SignRequest wilt gebruiken voor het laten ondertekenen van contracten dan kun je eenvoudig starten met een gratis account op www.signrequest.com.

 

9. Aanvullende vragen

Indien je aanvullende vragen hebt bekijk dan onze help sectie of neem hier contact op.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1218 van 1483

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.